Studi Kasus Integrasi dan Migrasi Sistem

Muhammad Miftahul Huda / 1304505099
Teknologi Informasi / Teknik / Universitas Udayana
Integrasi dan Migrasi Sistem
I Putu Agus Eka Pratama, S.T., M.T.

Studi Kasus :

Diketahui sebuah perusahaan swasta ingin melakukan migrasi dan integrasi sistem di bidang IT. Motivasinya adalah efisiensi biaya, tanpa mengurangi produktifitas. Tiga hal yang ingin mereka lakukan adalah:
a) Efisiensi biaya pembelian perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi)
b) Belanja tenaga kerja, khususnya asing (expatriat)
c) Optimalisasi teknologi jaringan komputer

Solusi dan Opini :

1. Efisiensi biaya pembelian perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi)


Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan untuk pembelian perangkat lunak atau pengadaan perangkat lunak. Hal-hal tersebut perlu dipertimbangkan, karena berhubungan dengan anggaran biaya (termasuk sumberdaya lainnya) yang perlu dikeluarkan serta besar keuntungan yang akan didapat dalam jangka waktu tertentu. Beberapa hal yang patut dipertimbangkan adalah tenaga kerja IT yang dimiliki perusahaan, fokus utama perusahaan, serta dampak yang ditimbulkan dari penerapan perangkat lunak yang akan digunakan.


Ketiga hal tadi menentukan rancangan migrasi dan integrasi sistem, serta langkah - langkah pengimplementasiannya yang akan dilakukan oleh perusahaan tadi. Keputusan yang dapat diambil berupa aplikasi yang akan digunakan, dimana atau bagaimana mendapatkan aplikasi yang akan digunakan, platform apa yang akan digunakan, serta berapa lama proses pengimplementasiannya. Tentu saja masalah biaya patut untuk dipertimbangkan, namun tidak selamanya biaya yang murah akan menghasilkan kinerja yang optimal. Hal ini berkaitan tentang keberlangsungan sebuah bisnis, dimana penekanan biaya seharusnya meningkatkan produktivitas bukan menghambat.


Pada dasarnya sebuah perusahaan mendapatkan aplikasi yang yang akan digunakannya dengan tiga cara, yaitu
• dengan membuat sendiri (in-sourcing)
• dengan pembelian perangkat lunak paket (co-sourcing)
• dengan membeli dari pengembang sistem (out-sourcing)


In-sourcing digunakan untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki cukup tenaga kerja IT. Dimana aplikasi yang diperlukan oleh perusahaan akan dibuat dan dikembangkan oleh tenaga kerja IT-nya. Tidak hanya sampai di sana, perusahaan juga dapat membuat dan mengembangkan aplikasi dengan tenaga IT yang dimilikinya untuk disebarluaskan (dijual atau tidak) ke perusahaan lain atau masyarakat. Co-sourcing digunakan bagi perusahaan-perusahaan yang memiliki tenaga kerja IT yang digunakan untuk menangani (pengembangan, perawatan, dan lain-lain) sistem yang dibeli dari pihak lain. Sehingga perusahaan tidak perlu menghabiskan waktu yang lama untuk proses pembuatan sistem dari awal. Investasi yang dikeluarkan peusahaan pun tidak besar, karena biasanya harga software paketan yang dijual tidak mahal. Out-sourcing biasa digunakan bagi perusahaan yang tidak memiliki tenaga IT, sehingga segala bentuk pembuatan dan pengembangan aplikasi diserahkan langsung kepada pihak vendornya. Hal ini bisa terjadi jika sebuah perusahaan memfokuskan diri pada bisnisnya, sehingga tidak perlu mengembangkan aplikasi agar waktu yang digunakan terfokus dalam kegiatan bisnis. Dengan cara ini perusahaan hamya perlu membayar sewa lisensi kepada pihak penyedia jasa aplikasinya.

Kembali lagi pada studi kasus. Perusahaan menginginkan efisiensi pembelian perangkat lunak dalam bentuk aplikasi beserta sistem operasi yang akan digunakannya. Maka beberapa pilihan yang dapat perusahaan tersebut ambil adalah :

• Jika karyawan IT memadai, perusahaan tidak terburu-buru dalam melakukan migrasi dan integrasi sistem, serta dampak yang ditimbulkan dari teknologi baru hanya berdampak pada segelintir orang, maka perusahaan dapat memilih cara in-sourcing. Perusahaan mengalokasikan dananya untuk proses pembuatan sistem dari awal. Pengeluaran akan terasa berat di awal, karena pembuatan sistem dari awal memakan cukup banyak sumber daya. Tetapi dampak jangka panjangnya akan sangat terasa, mengingat sistem dibangun sesuai dengan keadaan yang dibutuhkan perusahaan, serta pelatihan untuk pemakaian sistem dapat dilakukan oleh staf IT perusahaan itu sendiri. untuk pengadaan aplikasi pendukung lainnya (seperti pengolah kata, spreed sheet, presentasi) perusahaan dapat menggunakan aplikasi yang sifatnya Free Open Source Software (FOSS) seperti openOffice untuk meminimalisasi biaya pembelanjaan software.
• Jika karyawan IT memadai atau kurang, tetapi perusahaan ingin segera melakukan migrasi dan integrasi sistem, dan dampak yang ditimbulkan oleh teknologi baru berdampak pada hampir seluruh orang, maka sebaiknya perusahaan memilih cara co-sourcing. Dengan membeli paket yang sudah ada, perusahaan dapat fokus pada pengimplementasian sistem. Pelatihan untuk sistem yang baru dapat segera dilakukan. Dengan memilih paket aplikasi yang bersifat FOSS, perusahaan dapat mengembangkan sendiri aplikasinya sesuai yang mereka butuhkan.
• Jika Karyawan IT tidak ada, maka cara yang harus diambil perusahaan adalah cara out-sourcing. walaupun dengan cara ini perusahaan harus membayar lisensi (Proprietary) setiap periode tertentu untuk aplikasi yang digunakan kepada vendor, tapi perusahaan tidak perlu repot mengurus (merawat dan mengembangkan) sistem yang di sewa. Seluruh kewajiban itu sudah dikerjakan oleh vendor sebagai pemegang sistemnya.


2. Belanja tenaga kerja, khususnya asing (expatriat) 


Perekrutan tenaga kerja di bidang IT oleh perusahaan harus dipertimbangkan dengan baik. Karena penambahan tenaga kerja juga memerlukan biaya dari perusahaan. Dimana biaya yang dikeluarkan untuk proses perekrutan dapat berupa biaya kerja sama yang harus dibayar untuk agen tenaga kerja, proses seleksi, serta pelatihan untuk tenaga kerja baru. Selain itu penambahan tenaga kerja seharusnya dapat meningkatkan produktifitas perusahaan.


Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk menekan jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk perekrutan tenaga kerja, sehingga perusahaan dapat memanfaatkan seluruh SDM yang ada secar efisien. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan posisi apa saja yang harus diisi di bidang IT, sehingga perusahaan dapat menentukan kriteria seperti apa saja yang harus dimiliki setiap calon karyawan untuk posisi tertentu. Tahap selanjutnya barulah perusahaan memulai proses perekrutan karyawan baru, dan dilanjutkan hingga tahap pelatihan bagi karyawan yang sudah lolos tahap seleksi. Selain dengan melakukan pencarian karyawan, perusahaan dapat melakukan promosi atau mutasi untuk mengisi posisi yang diperlukan. Memanfaatkan karyawan yang sudah ada, sehingga dapat menghemat pengeluaran biaya untuk perekrutan, selain itu juga dapat menambah loyalitas karyawan terhadap perusahaan.


Untuk perekrutan tenaga kerja asing (expatriat), perusahaan sebaiknya melakukan out-sourcing. Dengan pertimbangan tenaga kerja dari out-sourcing sudah terjamin kualitasnya. Selain itu perusahaan dapat menentukan lamanya waktu menyewa jasa tenaga tadi, sehingga perusahaan dapat melakukan peningkatan mutu dan kualitas karyawannya tanpa ikut melibatkan tenaga  out-sourcing.



3. Optimalisasi teknologi jaringan komputer


Sebagai upaya untuk pengoptimalisasi teknologi jaringan komputer, perusahaan dapat mengguakan teknologi Cloud Computing (Komputasi awan). Yang mana teknologi ini memanfaatkan jaringan komputer (internet, maupun intranet) sebagai dasarnya.


Ada tiga layanan Cloud  Computing yang bisa dipilih salah satu atau seluruhnya
• Software as a Service (SaaS)
SaaS adalah layanan dari Cloud Computing dimana pelanggan dapat menggunakan software (perangkat lunak) yang telah disediakan oleh cloud provider. Pelanggan cukup tahu bahwa perangkat lunak bisa berjalan dan bisa digunakan dengan baik.
• Platform as a Service (PaaS)
PaaS adalah layanan dari Cloud Computing kita bisa menyewa “rumah” berikut lingkungannya, untuk menjalankan aplikasi yang telah dibuat. Pelanggan tidak perlu pusing untuk menyiapkan “rumah” dan memelihara “rumah” tersebut. Yang penting aplikasi yang dibuat dapat berjalan dengan baik. Pemeliharaan “rumah” ini (sistem operasi, jaringan, database engine, framework aplikasi, dan lainnya) menjadi tanggung jawab dari penyedia layanan.
• Infrastructure as a Service (IaaS)
IaaS adalah layanan dari Cloud Computing sewaktu kita bisa “menyewa” infrastruktur IT (unit komputasi, penyimpanan, memori, jaringan, dan sebagainya). Dapat didefinisikan berapa besar unit komputasi (CPU), penyimpanan data (storage), memori (RAM), bandwidth , dan konfigurasi lainnya yang akan disewa. Untuk lebih mudahnya, layanan IaaS ini adalah seperti menyewa komputer yang masih kosong. Kita sendiri yang mengkonfigurasi komputer ini untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan kita dan bisa kita install sistem operasi dan aplikasi apapun diatasnya.



Transformasi on-premise model ke cloud model

Setelah kita tahu jenis layanan dari Cloud Computing, sekarang kita bahas tentang deployment model dari Cloud Computing. Menurut NIST, ada empat deployment model dari Cloud Computing ini, yaitu: 
• Public Cloud Adalah layanan yang disediakan untuk masyarakat umum. Pengguna bisa langsung mendaftar ataupun memakai layanan yang ada.
• Private Cloud Adalah layanan yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan internal dari organisasi/perusahaan. Biasanya departemen IT akan berperan sebagai service provider (penyedia layanan) dan departemen lain menjadi service consumer (pemakai layanan).
• Hybrid Cloud Adalah gabungan dari layanan Public Cloud dan Private Cloud yang diimplementasikan oleh suatu organisasi/perusahaan. Dalam Hybrid Cloud ini, kita bisa memilih proses bisnis mana yang bisa dipindahkan ke Public Cloud dan proses bisnis mana yang harus tetap berjalan di Private Cloud.
• Community Cloud Adalah layanan yang dibangun eksklusif untuk komunitas tertentu, yang penggunanya berasal dari organisasi yang mempunyai perhatian yang sama atas sesuatu/beberapa hal, misalnya saja standar keamanan, aturan, compliance, dan lainnya. Community Cloud ini bisa dimiliki, dipelihara, dan dioperasikan oleh satu atau lebih organisasi dari komunitas tersebut, pihak ketiga, ataupun kombinasi dari keduanya.


Dari pemaparan Cloud Computing di atas, perusahaan sebaiknya memilih layanan Infrastructure as a Service. Karena perusahaan perlu tempat penyimpanan yang besar untuk data - datanya, sumber daya yang besar untuk proses komputasi sistem, selain itu perusahaan lebih leluasa untuk menginstal platform apa yang akan digunakan.


Untuk deployment model yang digunakan, sebaiknya perusahaan memilih Private Cloud jika data (informasi) yang digunakan hanya sebatas di kalangan perusahaan itu saja. Tetapi jika data (informasi) ada yang dipublikasikan atau digunakan oleh masyarakat, sebaiknya perusahaan memilih Hybrid Cloud untuk menjaga rahasia perusahaan.

Sumber :

Adwirman. (2010). Pengembangan Sistem Informasi Melalui Metode In-Sourcing, Co-Sourcing, dan Out-Sourcing, http://adwirman.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/pengembangan-sistem-informasi-melalui-metode-in-sourcing-co-sourcing-dan-out-sourcing-4/, (diakses 7 Maret 2015)

Budiyanto, Alex. (2012). Pengantar Cloud Computing [PDF], Tersedia : http://www.cloudindonesia.or.id/wp-content/uploads/2012/05/E-Book-Pengantar-Cloud-Computing-R1.pdf (diakses 7 Maret 2015)

Insan Performa. Rekrutmen Karyawan : Definisi, Tujuan, Proses dan Sistem Rekrutmen, http://www.insanperforma.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=143%3Arekrutmen-karyawan-definisi-tujuan-proses-dan-sistem-rekrutmen-&catid=38%3Anews&lang, (diakses 8 Maret 2015)


Marwanto, Eko. (2011). Ringkasan Manajemen Sumber Daya Manusia Antara Teori dan Praktek, http://www.ekomarwanto.com/2011/10/ringkasan-manajemen-sumber-daya-manusia.html, (diakses 8 Maret 2015)

Maryanto, Rusmanto. (2012). LegalisasiSoftware Perkanoran dengan Linux dan Libre/OpenOffice, http://www.slideshare.net/ruslinux/legalisasi-software-dan-menghemat-devisa-dengan-foss?related=1, (diakses 7 Maret 2015)

Rajapresentasi.com. (2014). Strategi Pengelolaan Karyawan Out-sourcing, http://rajapresentasi.com/2014/08/strategi-pengelolaan-karyawan-outsourcing/, (diakses 8 Maret 2015)

Sagena, Unggul. (2011). Menegnal dan Menggunakan Linux dan FOSS, http://www.slideshare.net/unggulux/pengenalan-linux-dan-foss-unj, (diakses 7 Maret 2015)